Xl Туполевские чтения : всероссийская (с международным участием) молодежная научная конференция. Казань, 8-10 октября 2003 г., тезисы докладов. Т. 3

Анализ систем делопроизводства и документооборота И.Д. Позекова Научный руководитель; Л.А. Александрова, к.т.н., доцент Казанский государственный технический университет им. А. Н. Туполева Потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД). СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и движения боль­ ших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над по­ токами документов в организации. В данной работе рассматривались некоторые СЭД, существующие на российском рынке. В большинстве отечественных СЭД реализованы сле­ дующие функции: обработка/хранение документов; управление потоками работ (передача документов между исполнителями); контроль исполнения документов; поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск; регламентация прав доступа; списание документов в архив и др. Предлагается ряд критериев, которые могут быть использованы при выборе системы документооборота. СЭД должна удовлетворять следую­ щим требованиям: • Учет специфики российского документооборота; • Реализация возможности совместной работы; • Реализованы функции оперативного контроля исполнения докумен­ тов и работ; • Функциональная полнота системы; • Простота и гибкость при установке, конфигурировании и эксплуата­ ции; • Средства для организации конфиденциального документооборота; • Возможность одновременного использования электронных и бумаж­ ных документов; • Возможность интеграции с распространенными платформами; • Открытая клиент-серверная архитектура; • Наличие утилит просмотра документов разных форматов; • Возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей. Анализ показал, что различные СЭД не удовлетворяют в полной ме­ ре вышеперечисленным критериям. Все они постоянно развиваются и со­ вершенствуются. При выборе СЭД требуется хорошее понимание конеч­ ных задач, а также отличное знание рынка программного обеспечения. 8 2