Конспект лекций по информатике и информационным технологиям

108 мые клиенты, для которых данный документ разрабатывается. При этом возникает ряд во­ просов, которые надо решить до начала работы с документом. К какому типу относится документ? Современные текстовые процессоры позво­ ляют создавать документы трех типов. Во-первых, это печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Даль­ нейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства. Второй тип — электронные документы в формате текстового процессора, на­ пример Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электрон­ ный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей и т. п.). Набор разрешенных средств в данном случае, как правило, минимален и определяется заказчиком. Третий тип — Web-документы. Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В Web-документах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления. Кто является заказчиком документа? Самый типичный случай — когда заказчи­ ком документа является работодатель, то есть администрация предприятия или учрежде­ ния. Надо выяснить правила оформления документов, принятые в данной организации, и строго их придерживаться. Если существуют готовые шаблоны, их надо использовать, а если их нет, то разработать свои и согласовать с руководством. Самый простой случай — когда заказчика нет, и автор делает документ для себя. Он может использовать любые средства, которые ему подскажет фантазия и которые под­ держиваются его устройствами вывода (экран для Web-документов или принтер для пе­ чатных документов). Самый трудный случай — когда заказчик внешний, особенно если он не вполне определен. В этом случае исполнители часто путают понятия представление документа и предоставление документа. Для представления документа они стремятся использовать все средства форматирования, которые наилучшим образом подчеркивают достоинства документа. При предоставлении документа ситуация обратная. Здесь не автор, а заказчик определяет форму и средства форматирования и оформления. Использование этих средств в данном случае имеет разрешительный характер. Если же требования заказчика еще не известны, следует предполагать, что нежелательны большинство средств форматирования документов, передаваемых для дальнейшей обработки. В частности, необходимо: • ограничить используемые наборы шрифтов только теми, которые входят в состав опе­ рационной системы (не более двух наборов: один — для основного текста, другой — для заголовков и вспомогательного текста); • минимизировать использование средств форматирования абзацев: отказаться от вы­ равнивания по ширине и от переноса слов, ограничить число используемых шрифто­ вых начертаний (не более двух: основного и дополнительного); • отключить все автоматические средства форматирования: расстановку колонтитулов, нумерацию страниц, маркировку и нумерацию списков и прочие; • не использовать встроенные средства текстового процессора для создания встроенных объектов (художественные заголовки, векторные рисунки, рамки и прочие) — все объ­ екты должны создаваться специальными программами, храниться в отдельных файлах, вставляться в текст документа методом связывания и прилагаться к файлу документа; • исключить использование приемов взаимодействия встроенных объектов с текстом;